Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ.
1. Khi nào người lao động bị khấu trừ thuế TNCN?
Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập
Ví dụ như đối với Thu nhập từ tiền lương, tiền công
* Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần, kể cả trường hợp cá nhân ký hợp đồng từ ba (03) tháng trở lên tại nhiều nơi.
* Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.
2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Mẫu 03/TNCN - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
|
Mẫu số 03/TNCN
|
|
Mẫu số (form No):
Ký hiệu (Serial No):
Số (No): |
TÊN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP
_______________ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
______________________________________________________ |
|
|
|
|
CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN
CERTIFICATE OF PERSONAL INCOME TAX WITHHOLDING
I. THÔNG TIN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP (Information of the income paying organization)
[01] Tên tổ chức trả thu nhập (Name of the income paying organization): ..........................................................
[02] Mã số thuế:
(Tax identification number) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
[03] Địa chỉ (Address):..........................................................................................
[04] Điện thoại (Telephone number):...................................................................
II. THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ (Information of taxpayer)
[05] Họ và tên (Full name):..................................................................................
[06] Mã số thuế:
(Tax identification number) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
[07] Quốc tịch (Nationality):...................................................................................
[08] Cá nhân cư trú (Resident individual) [09] Cá nhân không cư trú (Non-resident individual)
[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ (Contact Address or Telephone Number):..........
Trường hợp không có mã số thuế thì ghi thông tin cá nhân theo 2 chỉ tiêu [11] & [12] dưới đây:
If Taxpayer does not have Tax identification number, please fill in 2 following items [11] & [12]:
[11] Số CMND/CCCD hoặc số hộ chiếu (ID/Passport Number):..........................
[12] Nơi cấp (Place of issue):.............. [13] Ngày cấp (Date of issue):.................
III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ (Information of personal income tax withholding)
[14] Khoản thu nhập (Type of income):..................................................................
[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc (the aforesaid deductible insurance premiums):...................................................................................................................
[15] Thời điểm trả thu nhập (Time of income payment): tháng (month)................. năm (year):..................................................................................................................
[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ (Total taxable income to be withheld):.....................................................................................................................
[17] Tổng thu nhập tính thuế (Total tax calculation income).................................
[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ (Amount of personal income tax withheld):.....................................................................................................................
|
|
......, ngày (date)...... tháng (month)...... năm (year).........
ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP
(Income paying organization)
(Chữ ký điện tử, chữ ký số) |
|
Lưu ý: Doanh nghiệp, tổ chức khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT mà có thể tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Tuy nhiên, chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử (quy định tại khoản 3 Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)
Chứng từ khấu trừ thuế đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
(Quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)
3. Cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:
3.1. Thời điểm lập lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Khi nào thì phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?)
- Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ thì:
"2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế."
- Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ thì:
“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí lệ phí.”
=> Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ thì:
- Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định đơn vị phải đăng ký sử dụng và nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tới cơ quan thuế.
(Theo Công văn số 388/CTHN-TTHT ngày 4/1/2023 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN)
Nội dung và định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo quy định tại Điều 32, Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính Phủ.
3.2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:
3.3. Cách lập từng chỉ tiêu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:
I. Thông tin tổ chức cá nhân trả thu nhập (Doanh nghiệp)
[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập:
+ Đối với doanh nghiệp: Ghi tên công ty Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
+ Đối với cá nhân là tên ghi trong tờ đăng ký mã số thuế hoặc CCCD.
[02] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của doanh nghiệp hoặc cá nhân trả thu nhập như trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
[03] Địa chỉ: Ghi đúng theo địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
[04] Điện thoại: ghi số điện thoại để thuận tiện cho việc liên hệ giữa cơ quan thuế và doanh nghiệp hoặc cá nhân trả thu nhập
II. Thông tin người nộp thuế (Đây là phần thông tin của cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN)
[05] Họ và tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ họ và tên của cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN
[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN
[07] Quốc tịch: ghi quốc tịch của cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN
[08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN là cá nhân cư trú
[09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN là cá nhân không cư trú
[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ : Ghi số địa chỉ hoặc điện thoại của cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN phục vụ cho liên hệ giữa cơ quan thuế và cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN.
Trường hợp cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN không có mã số thuế thì ghi thông tin cá nhân theo 2 chỉ tiêu [11] & [12] về CMND/CCCD hoặc số hộ chiếu
Nếu cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN đã có MST TNCN rồi thì bỏ qua chỉ tiêu 11 và chỉ tiêu 12, 13
III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ
[14] Khoản thu nhập: ghi rõ loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh, từ đầu tư vốn…
[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Nếu cá nhân có tham gian bảo hiểm bắt buộc tại doanh nghiệp thì ghi số tiền mà cá nhân đó phải trích nộp bảo hiểm theo tỷ lệ quy định (10,5%) vào đây
[15] Thời điểm trả thu nhập: ghi tháng (hoặc các tháng), ghi năm các nhân được trả thu nhập.
Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào.
Ví dụ: cơ quan trả thu nhập trả cho cá nhân thu nhập của cả năm 2023 ghi: “Từ tháng 1 đến tháng 12”.
Trường hợp chi trả thu nhập trong 3 tháng 7, 8, 9 thì ghi “tháng 7 đến tháng 9”.
Trường hợp chi trả thu nhập trong các tháng không liền nhau là 7, 9 thì ghi “7; 9”
[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: ghi tổng số thu nhập chịu thuế mà doanh nghiệp đã trả cho cá nhân
Thu nhập chịu thuế được xác định bằng công thức sau:
Thu nhập chịu thuế = Tổng Thu nhập - Các khoản được miễn thuế
Lưu ý: Số tiền tại chỉ tiêu 16 này chưa trừ các khoản giảm trừ:
+ Chưa giảm giảm trừ bản thân, chưa trừ giảm trừ người phụ thuộc
+ Chưa trừ giảm trừ bảo hiểm
[17] Tổng thu nhập tính thuế: ghi tổng số thu nhập tính thuế mà doanh nghiệp đã trả cho cá nhân
Thu nhập chịu thuế được xác định bằng công thức sau:
Tổng Thu nhập tính thuế = Tổng Thu nhập chị thuế - Tổng các khoản giảm trừ
Các khoản giảm trừ bao gồm:
+ Các khoản giảm trừ gia cảnh (Bản thân 11.000.000đ/tháng, Người phụ thuộc: 4.400.000/người/tháng)
+ Các khoản đóng bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện theo hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư 92/2015/TT-BTC
+ Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học theo hướng dẫn tại khoản 3, Điều 9 Thông tư Thông tư số 111/2013/TT-BTC
[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: là số thuế thu nhập mà doanh nghiệp đã khấu trừ của cá nhân.
