Hướng dẫn xử lý khi bị mất hóa đơn đầu vào (liên 2 - giao cho khách hàng), liên 1 (lưu), liên 3 (nội bộ) và các mức phạt mất hóa đơn trong từng trường hợp
I. Các văn bản pháp luật liên quan:
1. Thủ tục hành chính khi xảy ra mất hóa đơn
Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Ngày ban hành: 31/03/2014, Ngày hiệu lực: 01/06/2014
2. Phạt vi phạm hành chính:
- Phạt hành chính về hóa đơn:
Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
Ngày ban hành: 19/10/2020, Ngày hiệu lực: 05/12/2020
II. Cách xử lý chi tiết từng trường hợp mất hóa đơn:
1. Bên bán làm mất hóa đơn liên 1, liên 2, liên 3:
1.1. Trường hợp bên bán làm mất hóa đơn liên 2 - Liên giao khách hàng (Mất trước khi khách hàng nhận được hóa đơn)
a) Cách xử lý - thủ tục hành chính (Theo điều 24 của thông tư 39/2014/TT-BTC)
- Bước 1: bên bán thông báo cho cơ quan thuế:
+ Bên bán làm báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC
+ Gửi về: cơ quan thuế quản lý trực tiếp
+ Thời hạn: chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn.
- Bước 2: Bên bán làm việc với khách hàng (Nếu mất liên 2 đã lập)
+ Bên bán và bên mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn bên bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
+ Bên bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
=> Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
- Lưu ý:
+ Bước 1 bắt buộc phải làm khi xẩy ra mất hóa đơn liên 2 (không phân biệt liên 2 đã lập hay chưa lập).
+ Trường hợp mất hóa đơn liên 2 (liên giao cho khách hàng) mà hóa đơn đó chưa lập (chưa sử dụng) thì không phải làm bước 2.
b) Mức phạt khi bên bán làm mất hóa đơn liên 2:
* Nếu làm mất hóa đơn chưa lập: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
Theo điểm a, Khoản 3, điều 26 của Nghị Định 125/2020/NĐ-CP
* Nếu làm mất hóa đơn đã lập:
- Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng
Theo Khoản 2, điều 26 của Nghị Định 125/2020/NĐ-CP
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ (Không có tình tiết giảm nhẹ) thì bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
Theo Khoản 3, điều 26 của Nghị Định 125/2020/NĐ-CP
1.2. Trường hợp bên bán làm mất hóa đơn đầu ra liên 1 - lưu, liên 3 - nội bộ:
a) Cách xử lý - thủ tục hành chính (Theo khoản 1 điều 24 của thông tư 39/2014/TT-BTC)
Bên bán làm báo cáo BC21/AC -> gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn.
b) Mức phạt khi bên bán làm mất hóa đơn đầu ra liên 1 - lưu, liên 3 - nội bộ:
* Nếu làm mất hóa đơn chưa lập: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
Theo điểm a, Khoản 3, điều 26 của Nghị Định 125/2020/NĐ-CP
* Nếu làm mất hóa đơn đã lập:
- Nếu mất trong quá trình sử dụng (chưa đến thời gian lưu trữ), đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ thì chỉ bị phạt cảnh cáo.
Theo điểm a, Khoản 1, điều 26 của Nghị Định 125/2020/NĐ-CP
- Nếu làm mất hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng (Không có tình tiết giảm nhẹ) hoặc mất trong thời gian lưu trữ: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng
Theo Khoản 4, điều 26 của Nghị Định 125/2020/NĐ-CP
2. Xử lý trong trường hợp người mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2:
- Bên mua làm báo cáo BC21/AC gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình.
- Liên hệ với bên bán để Lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
- Bên bán Sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
vậy là sau khi làm biên bản, và sao chụp liên 1, bên mua dùng liên 1 đó để hạch toán, kê khai và vẫn được khấu trừ thuế.
* Mức phạt: do bên mua làm mất hóa đơn liên 2 - đầu vào:
- Nếu mất trong quá trình sử dụng (chưa đến thời gian lưu trữ):
+ Nếu có tình tiết giảm nhẹ: phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng
Theo Khoản 2, điều 26 của Nghị Định 125/2020/NĐ-CP
+ Nếu không có tình tiết giảm nhẹ: phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
Theo Khoản 3, điều 26 của Nghị Định 125/2020/NĐ-CP
- Nếu mất trong thời gian lưu trữ: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng
Theo Khoản 4, điều 26 của Nghị Định 125/2020/NĐ-CP
3. Cách xử lý khi hóa đơn bị mờ chữ:
Theo Công văn số 7432/CTHN-TTHT ngày 12/3/2021 của Cục Thuế TP. Hà Nội về việc xử lý hóa đơn GTGT liên 2 bị mờ thì: Hóa đơn liên 2 (giao cho khách hàng) nếu bị hỏng, mờ chữ (Mờ nội dung và giá trị tiền trên hóa đơn không đọc được) trong quá trình lưu trữ, phải được xử lý theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Theo đó, bên bán và bên mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 đã khai thuế trong tháng nào, ký, ghi rõ họ tên của người ĐDPL và đóng dấu (nếu có).
Tiếp theo, bên bán sao chụp liên 1 hóa đơn, ký và đóng dấu xác nhận để giao bên mua làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Các bên mua, bán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc hỏng liên 2 hóa đơn.
III. Các lưu ý khi bị mất hóa đơn:
1. Về xử phạt:
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn quy định tại khoản 2 và điểm b khoản 3 Điều này do lỗi của bên thứ ba, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt.
Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
- Trường hợp bị thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc các trường hợp bất khả kháng khác … có văn bản xác nhận của công an xã, phường... thì được miễn tiền phạt
2. Báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn:
- Công ty làm mất hóa đơn sẽ làm báo cáo mất hóa đơn BC21/AC trên phần mềm HTKK tại mục "Hóa Đơn" => rồi gửi qua mạng => chờ quyết định xử phạt của cơ quan thuế. Khi nào có thông báo của CQT về mức phạt thì lúc đó sẽ mang tiền đi nộp (thời hạn là 10 ngày - được ghi trên quyết định xử phạt).
3. Thời hiệu xử phạt mất hóa đơn là 1 năm.
4. Phạt nộp chậm hoặc không nộp báo cáo mất cháy hỏng
- Mức phạt trên là dành cho việc LÀM MẤT HÓA ĐƠN. Còn nếu làm mất mà các bạn có tình trốn tránh, hoặc không làm báo cáo, hoặc làm báo cáo chậm sau 5 ngày thì sẽ bị xử phạt tiếp về việc nộp chậm báo cáo theo điều 29 của Nghị Định 125/2020/NĐ-CP:
- Chậm từ 01 ngày đến 05 ngày: Chỉ bị phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ
- Chậm từ 01 ngày đến 10 ngày: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng
- Chậm từ 11 ngày đến 20 ngày: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng
- Chậm từ 21 ngày đến 90 ngày: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
- Chậm từ 91 ngày trở lên hoặc không nộp BC: Phạt tiền từ 5.000.000 đến 15.000.000 đồng
