Hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế sẽ có 2 hình thức hóa đơn đó là: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Theo điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Đối tượng sử dụng Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được quy định tại điều 91 của Luật quản lý thuế số: 38/2019/QH14 như sau:
1. Đối tượng sử hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế:
Theo khoản 2 điều 91 của Luật quản lý thuế đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm:
Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực: 
+ Điện lực
+ Xăng dầu
+ Bưu chính viễn thông
+ Nước sạch
+ Tài chính tín dụng
+ Bảo hiểm
+ Y tế
+ Kinh doanh thương mại điện tử
+ Kinh doanh siêu thị
+ Thương mại
+ Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy
+ Và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Theo khoản 2, điều 5 của thông tư Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì:
Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC ngày 17/5/2021 của Bộ Tài chính quy định về áp dụng rủi ro trong quản lý thuế và được cơ quan thuế thông báo (Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trong thời gian mười (10) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế. Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế và quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC để xem xét, quyết định.
Lưu ý: đơn vị thuộc đối tượng Không mã cơ quan thuế vẫn có thể đăng ý sử dụng HĐĐT Có mã cơ quan thuế
2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Các đối tượng sử hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đang được quy định tại khoản 1 và khoản 3 tại điều 91 của Luật quản lý thuế số: 38/2019/QH14 bao gồm:
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 91 của Luật quản lý thuế số: 38/2019/QH14 đã liệt kê tại mục 1 nhỏ nêu trên và khoản 4 Điều 91 của Luật quản lý thuế số: 38/2019/QH14 về hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh)
Theo khoản 1 Điều 91 của Luật quản lý thuế số: 38/2019/QH14
+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 51 của Luật quản lý thuế số: 38/2019/QH14 và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Theo khoản 3 Điều 91 của Luật quản lý thuế số: 38/2019/QH14
Với:
Điều 51. Xác định mức thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán thuế
5. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
3. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện từ không có mã của CQT
|
Nội dung |
Hóa đơn điện tử
có mã của cơ quan thuế |
Hóa đơn điện tử
không có mã của cơ quan thuế |
|
1. Ký hiệu hóa đơn |
Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Ví dụ: 1C22TAA - là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
|
Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là: K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Ví dụ: 1K23TYY - là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
|
|
2. Khi làm thủ tục đăng ký sử dụng |
Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:
- Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Có mã của cơ quan thuế
- Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích vào mục Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.
|
Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:
- Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Không có mã của cơ quan thuế.
- Tại mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn hình thức phù hợp ở mục b.
- Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn phương án phù hợp.
|
|
3. Khi xuất hóa đơn |
B1: Lập hóa đơn điện tử
B2: Ký số
B3: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã
B4: Gửi cho người mua
|
B1: Lập hóa đơn
B2: Ký số
B3: Gửi cho người mua
|
|
4. Chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế |
Ngay tại thời điểm doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số và thực hiện gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã.
Bên mua có thể vào website của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn.
|
Có 2 hình thức:
1. Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (tháng/quý).
2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với các trường hợp còn lại: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua).
|
|
5. Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử |
Không có |
Đối với doanh nghiệp chuyển dữ liệu hóa đơn theo hình thức bảng tổng hợp: sẽ có bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (tháng/quý). |
|
6. Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế |
Có
|
Không có |
4. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh:
Theo khoản 2, điều 13 của thông tư 78/2021/TT-BTC Quy định về cấp và kê khai xác định nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh như sau:
* Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:
- Hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;
Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14:
"Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 91 của Luật Quản Lý Thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh."
- Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:
+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;
+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
* Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc các trường hợp sau:
+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;
+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
- Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua.
