Hồ Sơ - Thủ Tục Hủy Hóa Đơn Giấy để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử
1. Căn cứ pháp lý:
- Điều 29 của thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn
- Khoản 3, điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Điều 27 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP
2. Thủ tục hủy hóa đơn:
Bước 1: Doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Bước 2: Phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục); 
Bước 3: Phải lập biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 4: Doanh nghiệp phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn
Theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy
+ Số lượng: 2 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế
+ Nơi gửi: cơ quan thuế quản lý trực tiếp
+ Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
3. Thời hạn hủy hóa đơn:
Doanh nghiệp có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
4. Phạt vi phạm:
Theo điều 27 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (Ban hành ngày 19/10/2020, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/12/2020) thì:
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.
5. Mẫu hồ sơ hủy hóa đơn
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, gồm có:
+ Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn.
+ Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy.
+ Biên bản hủy hóa đơn;
Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
5.1. Mẫu quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn.
|
Công Ty Kế Toán Thiên Ưng
----------------------------
Số 01/2021/QĐ-HHĐ
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------o0o----------
|
Hà Nội, Ngày 02 tháng 012 năm 2021
QUYẾT ĐỊNH
(V/v: Thành lập hội đồng hủy hóa đơn)
- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/03/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/ NĐ-CP của chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Căn cứ vào tình hình thực tế, nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in của doanh nghiệp.
- Căn cứ vào thông báo về việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Xét đề nghị của Phòng Kế Toán về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Công Ty Kế Toán Thiên Ưng
Quyết Định
Điều 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
1. Hội đồng hủy hóa đơn gồm có các thành viên sau:
1 Ông: Hoàng Trung Thật - Giám đốc – Chủ tịch hội đồng
2 Bà: Đoàn Thị Hồng Mơ - Kế Toán Trưởng - Thành viên hội đồng
3 Bà: Nguyễn Thị Mai - Kế Toán Viên - Thư ký hội đồng
2. Nhiệm vụ của Hội đồng thanh hủy hóa đơn:
- Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu, mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy.
- Tiến hành hủy hóa đơn đã thống kê theo quy định của pháp luật liên quan;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.
- Lưu trữ hồ sơ hủy hóa đơn tại doanh nghiệp.
Điều 2: Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn có trách nhiệm:
Thi hành quyết định này theo đúng quy định về hóa đơn
và Lưu trữ hồ sơ hủy hóa đơn tại doanh nghiệp sau khi hoàn thành
Điều 3: Quyết định có hiệu lực từ ngày ký
|
Nơi nhận:
Như điều 1
Phòng kế toán, tài chính
VT
|
Giám đốc
(ký tên, đóng dấu)
|
|
5.2. Mẫu bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy.
|
Công Ty Kế Toán Thiên Ưng
----------------------------
Số 01/2021/QĐ-HHĐ
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------o0o----------
|
Bảng Kiểm Kê Hóa Đơn Cần Hủy
Hôm nay, ngày 03/12/2021, vào lúc 10h30' tại phòng kế toán của công ty Kế Toán Thiên Ưng
Chúng tôi gồm có các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn:
1 Ông: Hoàng Trung Thật - Giám đốc – Chủ tịch hội đồng
2 Bà: Đoàn Thị Hồng Mơ - Kế Toán Trưởng - Thành viên hội đồng
3 Bà: Nguyễn Thị Mai - Kế Toán Viên - Thư ký hội đồng
Đã tiến hành kiểm kê số hóa đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết, nay cần hủy như sau:
Tên loại
Hóa đơn |
Ký hiệu mẫu số hóa đơn |
Ký hiệu
hóa đơn |
Số Lượng
Hóa Đơn Hủy |
|
Từ số |
Đến số |
Tổng Số |
|
Hóa đơn GTGT |
01GTKT3/001 |
TU/21P |
0000246 |
0000300 |
55 |
Việc kiểm kê kết thúc vào hồi 11h30 ngày 03 tháng 12 năm 2021
|
Giám đốc - Chủ tịch hội đồng
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Kế Toán Trưởng
Thành Viên Hội Đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
Kế Toán Viên
Thư Ký Hội Đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
|
5.3. Mẫu biên bản hủy hóa đơn;
|
Công Ty Kế Toán Thiên Ưng
----------------------------
Số 01/2021/QĐ-HHĐ
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------o0o----------
|
Biên Bản Hủy Hóa Đơn
Hôm nay, ngày 03/12/2021, vào lúc 14h30' tại phòng kế toán của công ty Kế Toán Thiên Ưng
Chúng tôi gồm có các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn:
1 Ông: Hoàng Trung Thật - Giám đốc – Chủ tịch hội đồng
2 Bà: Đoàn Thị Hồng Mơ - Kế Toán Trưởng - Thành viên hội đồng
3 Bà: Nguyễn Thị Mai - Kế Toán Viên - Thư ký hội đồng
Tiến hành hủy hóa đơn theo quyết định số 01/2021/QĐ-HHĐ ngày 02/12/2021
và bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy số 01/2021/BKK-HHĐ ngày 03/12/2021
Cụ thể như sau:
1. Số hóa đơn cần hủy:
Tên loại
Hóa đơn |
Ký hiệu mẫu số hóa đơn |
Ký hiệu
hóa đơn |
Số Lượng
Hóa Đơn Hủy |
|
Từ số |
Đến số |
Tổng Số |
|
Hóa đơn GTGT |
01GTKT3/001 |
TU/21P |
0000246 |
0000300 |
55 |
2. Lý do hủy hóa đơn:
Đây là số hóa đơn đã đặt in theo quy định tại thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/ NĐ-CP của chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Nhưng chưa sử dụng và nay không tiếp tục sử dụng nữa
Nên thực hiện hủy để chuyển sang phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC
3. Phương pháp hủy hóa đơn
Hội đồng hủy hóa đơn quyết định sử dụng phương pháp cắt nhỏ các liên hóa đơn để hủy
4. Kết quả hủy hóa đơn
Toàn bộ các liên của 55 số hóa đơn cần hủy đã được thực hiện cắt nhỏ
Việc cắt hủy hóa đơn kết thúc vào hồi 16h30 ngày 03 tháng 12 năm 2021
|
Giám đốc - Chủ tịch hội đồng
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Kế Toán Trưởng
Thành Viên Hội Đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
Kế Toán Viên
Thư Ký Hội Đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
|
5.4. Mẫu thông báo kết quả hủy hóa đơn:
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------------------------------
|
Mẫu: TB03/AC
(Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính) |
|
THÔNG BÁO KẾT QUẢ HỦY HÓA ĐƠN |
|
|
|
Kính gửi:…………………………………………………………………... |
Tên tổ chức, cá nhân:.......................................................................................................
Mã số thuế:……………………………………………………………………………… |
Địa chỉ:…………………………………………………………………………………..
Phương pháp hủy hóa đơn:……………………………………………………………. |
|
Hồi giờ………ngày………tháng………năm………, (tổ chức, cá nhân) thông báo hủy hóa đơn như sau: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
STT |
Tên loại hóa đơn |
Mẫu số |
Ký hiệu hóa đơn |
Từ số |
Đến số |
Số lượng |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ngày……… tháng………năm……… |
|
Người lập biểu |
|
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT |
|
( Ký, ghi rõ họ tên) |
|
(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu) |
Các bạn muốn lấy các mẫu biểu hồ sơ đê hủy hóa đơn nêu trên thì có thể để lại mail ở dưới bằng comment hoặc gửi mail về địa chỉ hoangtrungthat@gmail.com
Kế Toán Thiên Ưng sẽ gửi lại cho các bạn ngay
LƯU Ý: Tại kỳ thực hiện hủy hóa đơn (Tháng/quý: tùy theo kỳ kê khai báo cáo của doanh nghiệp)
Khi lập báo cáo tính hình sử dụng hóa đơn (tháng/quý có hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo TT 32) Doanh nghiệp phản ánh số hóa đơn đã thông báo kết quả hủy vào báo cáo tình hình sử hóa đơn Mẫu BC26/AC tại cột chỉ tiêu số 18 và 19
Ví dụ: DN thực hiện hủy 55 số hóa đơn từ số 0000246 đến hóa đơn số 0000300 vào ngày 06/12/2021
Thì tại mẫu BC26/AC của quý 4/2021:
+ Tại cột chỉ tiêu số 19 "Số" các bạn điền thông tin như sau: 00000246-0000300
=> Phần mềm sẽ động tính toán ra "Số lượng" hóa đơn hủy tại cột chỉ tiêu số 18 là 55
