Cách hạch toán chi tiết cho từng nghiệp vụ cụ thể:
a) Trong năm khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:
Nợ TK 421 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
b) Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm, ghi:
Nợ TK 421 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
c) Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531).
Có TK 334 - Phải trả người lao động.
d) Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
Có các TK 111, 112.
đ) Khi bán sản phẩm, hàng hóa trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi, kế toán phản ánh doanh thu không bao gồm thuế GTGT phải nộp, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
e) Khi cấp trên cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho đơn vị cấp dưới, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534)
Có các TK 111, 112.
g) Số quỹ khen thưởng, phúc lợi do đơn vị cấp trên cấp xuống, ghi:
Nợ các TK 111, 112,...
Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532).
h) Dùng quỹ phúc lợi ủng hộ các vùng thiên tai, hỏa hoạn, chi từ thiện… ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
Có các TK 111, 112.
i) Khi đầu tư, mua sắm TSCĐ hoàn thành bằng quỹ phúc lợi đưa vào sử dụng cho mục đích văn hoá, phúc lợi của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ)
Có các TK 111, 112, 241, 331,…
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì nguyên giá TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 3532 - Quỹ phúc lợi
Có TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.
k) Định kỳ, tính hao mòn TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, sử dụng cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
l) Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động văn hoá, phúc lợi:
- Ghi giảm TSCĐ nhượng bán, thanh lý:
Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
- Phản ánh các khoản thu, chi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:
+ Đối với các khoản chi, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ)
Có các TK 111, 112, 334,…
+ Đối với các khoản thu, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
m) Kế toán chuyển giao tài sản là các công trình phúc lợi: Trường hợp chuyển giao nhà ở cán bộ, công nhân viên đầu tư bằng nguồn Quỹ phúc lợi của doanh nghiệp cho cơ quan nhà đất địa phương để quản lý, ghi:
Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
n) Trường hợp chủ sở hữu doanh nghiệp quyết định thưởng cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc từ Quỹ thưởng ban quản lý, điều hành công ty, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3354)
Có các TK 111, 112...
o) Trường hợp công ty cổ phần được phát hành cổ phiếu thưởng từ quỹ khen thưởng để tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu, ghi:
Nợ TK 3531 - Quỹ khen thưởng
Nợ TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần (giá bán thấp hơn mệnh giá)
Có TK 4111 - Vốn góp của chủ sở hữu
Có TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần (giá bán cao hơn mệnh giá).
p) Kế toán xử lý số dư quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi trước khi xác định giá trị doanh nghiệp khi cổ phần hoá doanh nghiệp 100% vốn nhà nước.
- Khi chuyển số dư quỹ khen thưởng và phúc lợi chia cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên của doanh nghiệp tại thời điểm cổ phần hoá, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532)
Có TK 334 - Phải trả người lao động.
- Khi chi tiền từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi cho người lao động, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có các TK 111, 112.
- Trường hợp doanh nghiệp đã chi quá Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tài khoản 353 có số dư Nợ) thì xử lý như sau:
+ Đối với khoản đã chi trực tiếp cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên tại thời điểm có quyết định cổ phần hoá phải thu hồi trước khi bán cổ phần ưu đãi, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác
Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532).
+ Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định số cổ phần hoá doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 334 ( phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
