Hướng dẫn chi tiết cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giấy
I. Tổng quan: đôi điều cần biết khi xử lý hóa đơn viết sai:
1. Văn bản hướng dẫn thực hiện:
- Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
(Chi tiết cụ thể hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập sai tại điều 20)
- Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT, quản lý thuế và sửa đổi một số điều về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
(Chi tiết cụ thể hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập sai tại khoản 7, điều 3)
2. Trình tự thực hiện xử lý hóa đơn viết sai:
- Bước 1: Xác minh sự sai sót:
Trước khi tiến hành xử lý hóa đơn viết sai, nhiệm vụ đầu tiên của kế toán là kiểm tra và xác minh lại sai sót. Nếu hóa đơn đã giao cho khách hàng, kế toán không được đơn phương điều chỉnh hóa đơn, mà phải có xác nhận bằng văn bản của cả 2 bên (bên bán và bên mua).
- Bước 2: Xác định thời điểm phát hiện ra sai sót
+ Đã giao hóa đơn cho khách hàng hay chưa
+ Hóa đơn đã kê khai thuế hay chưa
- Bước 3: Xác định lỗi sai cụ thể trên hóa đơn để xử lý đúng quy định
Riêng với trường hợp đặc biệt: hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh
(Theo khoản 7, điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC)
Vậy là: khi hóa đơn đã lập bị sai tên công ty, địa chỉ người mua nhưng lại ghi đúng mã số thuế
thì không cần phải xác định: hóa đơn đó đã giao cho khách hàng hay chưa, đã kê khai thuế hay chưa. Các bạn cũng chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn là xong
Sau đây, Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện trong từng trường hợp cụ thể:
I. Phát hiện hóa đơn viết sai khi chưa giao cho khách hàng (bên mua):
1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống. 
- Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần:
+ Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai (không xé ra) và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.
+ Sau đó xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 cho khách hàng.
- Rút kinh nghiệm:
+ Tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có)... cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
2. Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai bằng 1 trong 2 cách:
+ Kẹp tại cuống của quyền hóa đơn (Nên kẹp bằng ghim để tránh mất hóa đơn)
+ Lưu trữ riêng tại 1 file nào đó để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi, xuất trình khi CQT yêu cầu.
(Chú ý vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé - Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC)
- Rút kinh nghiệm:
+ Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
+ Cuối hóa đơn có dòng chữ "(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)". Cả bên lập và bên nhận hóa đơn hãy thực hiện đầy đủ "lời kêu gọi hay cảnh báo" này.
II) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng:
1. Hóa đơn viết sai chưa được sử dụng để kê khai thuế:
- Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua, nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế. Nay 1 trong 2 bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai. Sau đó bên bán tiến hành:
+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản)
( chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé).
( Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.)
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
Chú ý trên hóa đơn mới xuất thay thế:
+ Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi)).
+ Xác định lỗi sai của hóa đơn cũ, và viết thành thông tin đúng.
- Kê khai - báo cáo thuế:
+ Khi kê khai thuế GTGT: Bên bán và bên mua dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. (Hóa đơn thu hồi không kê khai)
+ Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Bên bán cho số hóa đơn viết sai và cột "Xóa bỏ"
2, Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
- Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì kế toán xác định sai sót rồi lựa chọn cách điều chỉnh phù hợp với các hướng dẫn dưới đây:
TH1: Sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
Bên bán thực hiện như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Lập 2 bản, ký, đóng dấu - mỗi bên giữ 1 bản.
Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót :
Đây là những sai sót về giá trị các bạn có thể ghi sai cao hoặc thấp hơn so với quy định hoặc thỏa thuận của các bên.
+ Nếu sai cao hơn => các bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
+ Nếu sai thấp hơn => Các bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh thì:
- Ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại (ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn)
Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hóa đơn các bạn viết sai cái gì thì điều chỉnh cho cái đó)
Chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh các bạn xem thêm tại đây: Cách lập hóa đơn điều chỉnh
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
- Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh:
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa - dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
TH2: Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tên hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ:
+ B1: Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản)
+ B2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót
+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: "Tên hàng hóa, dịch vụ" các bạn ghi: Điều chỉnh .....(Sai cái gì điều chỉnh cái đó)...... ghi tại hóa đơn số .... ký hiệu... ngày.. tháng .... năm..
+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.
=> Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến tiền nên hóa đơn điều chỉnh này bên bán và bên mua không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai trước đó.
Kế Toán Thiên Ưng xin chúc các bạn kế toán làm tốt!
Để không còn xảy ra sai sót khi lập hóa đơn các bạn có thể tham khảo thêm:
Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng
