Sau khi làm tờ khai đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh, trong vòng 3 tháng người nộp thuế phải hoàn tất hồ sơ chứng minh người phụ thuộc nộp cho cơ quan chi trả thu nhập.
Năm 2024, hiện nay thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh từ sẽ được thực hiện theo quy định tại điều 1 của Thông tư 79/2022/TT-BTC
Và tùy vào từng đối tượng cụ thể để người nộp thuế chuẩn bị những giấy tờ cần thiết.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc bao gồm:
1) Đối với con:
1.1) Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có).
1.2) Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:
1.2.1) Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có).
1.2.2) Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.
1.3) Con đang theo học tại các bậc học theo hướng dẫn tại tiết d.1.3, điểm d, khoản 1, Điều này, hồ sơ chứng minh gồm:
1.3.1) Bản chụp Giấy khai sinh.
1.3.2) Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.
1.4) Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...
2) Đối với vợ hoặc chồng, hồ sơ chứng minh gồm:
- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.
- Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.
Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).
3) Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp hồ sơ chứng minh gồm:
- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.
- Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp, giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).
4) Đối với các cá nhân khác theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều này hồ sơ chứng minh gồm:
4.1) Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Giấy khai sinh.
4.2) Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.
Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).
Các giấy tờ hợp pháp tại tiết g.4.2, điểm g, khoản 1, Điều này là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của người nộp thuế với người phụ thuộc như:
- Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).
- Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp.
- Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.
- Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).
5) Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.
6) Đối với người nộp thuế làm việc trong các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp có bố, mẹ, vợ (hoặc chồng), con và những người khác thuộc diện được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch của người nộp thuế thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thực hiện theo hướng dẫn tại các tiết g.1, g.2, g.3, g.4, g.5, điểm g, khoản 1, Điều này hoặc chỉ cần Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị vào bên trái tờ khai.
Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm đối với các nội dung sau: họ tên người phụ thuộc, năm sinh và quan hệ với người nộp thuế; các nội dung khác, người nộp thuế tự khai và chịu trách nhiệm.
7) Kể từ ngày Cơ quan thuế thông báo hoàn thành việc kết nối dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người nộp thuế không phải nộp các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc nêu trên nếu thông tin trong những giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.”
Địa điểm, thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:
- Địa điểm nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là nơi người nộp thuế nộp bản đăng ký người phụ thuộc.
Doanh nghiệp trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế.
- Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: trong vòng ba (03) tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc).
Quá thời hạn nộp hồ sơ nêu trên, nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.
Lưu ý:
* Không cần chứng minh thu nhập của người phụ thuộc (Tự cam kết):
- Theo công văn số 79915/CT-TTHT ngày 31/8/2020 của Cục Thuế TP. Hà Nội về việc giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc thì
Theo quy định tại tiết g.3 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là mẹ ruột, ngoài độ tuổi lao động gồm có bản chụp CMND và các giấy tờ hợp pháp chứng minh mối quan hệ mẹ - con như: bản chụp sổ hộ khẩu, giấy khai sinh.
Riêng việc chứng minh thu nhập của người phụ thuộc (mẹ ruột) không quá 1 triệu đồng/tháng, người lao động được tự cam kết và tự chịu trách nhiệm về mức thu nhập này, không cần có giấy xác nhận.
- Theo Công văn số 3622/CT-TTHT ngày 10/4/2020 của Cục Thuế TP. HCM về chính sách thuế thì Miễn nộp giấy xác nhận thu nhập của cha mẹ khi đăng ký giảm trừ
Đối với cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ, cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi... ngoài độ tuổi lao động, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh thực hiện theo quy định tại điểm g.3 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Theo đó, không cần phải nộp Bản kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng (mẫu 09/XN-NPT-TNCN ban hành kèm Thông tư 92/2015/TT-BTC) và giấy xác nhận thu nhập của người phụ thuộc.
Người nộp thuế được tự khai và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc người phụ thuộc không có hoặc có thu nhập không quá 1 triệu đồng/tháng.
* Đăng ký cha mẹ chồng là NPT không cần giấy xác nhận nghĩa vụ nuôi dưỡng:
Theo Công văn số 61330/CT-TTHT ngày 4/9/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc
"Cha, mẹ chồng" được xem là người phụ thuộc và được tính giảm trừ gia cảnh (điểm d.3 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
Tuy nhiên, cha, mẹ chồng phải đáp ứng điều kiện: ngoài độ tuổi lao động và thu nhập hàng tháng dưới 1 triệu đồng (điểm đ khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
Hồ sơ chứng minh cha, mẹ chồng là người phụ thuộc chỉ cần CMND, giấy tờ xác định mối quan hệ với cha, mẹ chồng, không cần giấy xác nhận nghĩa vụ nuôi dưỡng (điểm g.3 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
