Sổ Nhật Ký Chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ cho việc ghi sổ cái.
Sau đây Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn cách làm sổ Nhật Ký Chung trên Excel theo mẫu sổ Nhật ký chung như sau:
1. Mẫu sổ Nhật Ký Chung trên Excel:
Để xem chi tiết và đầy đủ các bạn bấm vào đây: Mẫu sổ nhật ký chung
2. Cách ghi sổ nhật ký chung trên Excel:
|
Cột
|
Nội Dung
|
Cách ghi
|
|
Cột A
|
Ngày Tháng
ghi sổ
|
Là ngày thực hiện việc hạch toán ghi sổ các NVKTPS lên sổ NKC.
|
|
Cột B
|
Số Hiệu
Chứng Từ
|
Ghi số hiệu của chứng từ làm căn cứ ghi sổ :
- Ví dụ :
+ Đối với hóa đơn : là số hóa đơn (tối đa 8 chữ số)
+ Số phiếu Thu/Chi/Nhập/Xuất/BN/BC/... PT001, PN002
|
|
Cột C
|
Ngày tháng
chứng từ
|
là ngày ghi trên các Chứng từ kế toán
Lưu ý: Ngày tháng chứng từ phải phát sinh trước hoặc bằng ngày tháng ghi sổ
|
|
Cột D
|
Diễn giải
|
Ghi khái quát nội dung của NVKTPS
Ví dụ :
- Khi mua hàng hoá ghi: Mua cái gì/của ai/đã thanh toán hay chưa
- Khi bán hàng: Bán cái gì/ cho ai/ đã thu tiền hay chưa
|
|
Cột E
|
TK Nợ,
TK Có
|
Ghi lần lượt các TKKT đã được sử dụng hạch toán cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó theo nguyên tắc:
TK Nợ ghi trước – TK Có ghi sau
(Không sử dụng nhiều Nợ - nhiều Có).
- Cần chú ý đến nguyên tắc sử dụng tài khoản
|
|
Cột F
|
Tài khoản
đối ứng
|
Ghi các TKKT đối ứng của TK Nợ - TK Có
Đối với các nghiệp vụ xuất hiện từ 3 tài khoản trở lên thì công thức nối như sau: TK1&”;”&TK2
|
|
Cột 1
|
Số phát sinh
Bên Nợ
|
Ghi số tiền của các TKKT được hạch toán bên Nợ
|
|
Cột 2
|
Số phát sinh
Bên Có
|
Ghi số tiền của các TKKT được hạch toán bên Có
|
Kế Toán Thiên Ưng xin được giải thích chi tiết cách làm cột F - Tài khoản đối ứng
Đối ứng ở đây là đối ứng giữa TK Nợ và TK Có như trên ảnh mô tả, để có thể lấy chính xác thì các bạn dùng phím " = " để lấy. Đối với các nghiệp vụ xuất hiện từ 3 tài khoản trở lên ( có thể là 1 Nợ, nhiều Có, hay nhiều Nợ 1 Có như hình trên thì các bạn sử dụng công thức nối như sau: TK1&”;”&TK2
Để hiểu rõ hơn Kế Toán Thiên ƯNG sẽ hướng dẫn các bạn làm theo nghiệp vụ phát sinh như ảnh mô tả nhé:
TK Nợ
|
TK Đối ứng
|
Cách làm
|
TK Có
|
156
|
331HNC
|
Đặt đấu bằng ( =) vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấn vào Tk đối ứng (331HNC) và bấm Enter
|
1331
|
331HNC
|
Đặt dấu bằng ( = ) vào ô tương ứng với TK cần lây đối ứng sau đó bấn vào TK đối ứng (331HNC) và bấm Enter
|
331HNC
|
156;1331
|
Công thức: = Bấm vào TK đối ứng thứ nhất &”;”& Bấm vào TK đối ứng thứ 2. ( Nếu có nhiều TK đối ứng thì làm tương tự). ta làm: =156&";"&1331 và ấn Enter. Việc đặt dấu phẩy hay chấm phẩy là do máy tính của bạn. Nếu dấu phẩy không được các bạn đổi sang dấu chấm phẩy nhé. (Trong TH cần nối thêm 1 TK nữa các bạn chỉ việc thêm &";"& )
|
Các vấn đề cần chú ý khi thực hiện ghi sổ nhật ký chung trên Excel:
1. Các nguyên tắc cần tuân thủ:
1.1. Về tài khoản kế toán:
- Phải nhất quán trong việc sử dụng tài khoản kế toán để hạch toán ghi sổ các NVKTPS liên quan đến đối tượng kế toán đó.
- Có 2 loại tài khoản kế toán để lựa chọn.
Ví dụ:
Đối tượng kế toán: Tiền mặt
Tài khoản: Tổng hợp TK 111: Tiền mặt
Tài khoản: Chi tiết TK 1111: Tiền Việt Nam
TK 1112: Ngoại tệ
- Doanh nghiệp có nhiều loại tiền (vừa có tiền mặt là tiền Việt Nam, vừa có tiền mặt là ngoại tệ) thì không được sử dụng tài khoản tổng hợp để hạch toán chung mà phải sử dụng tài khoản chi tiết để hạch toán cho từng loại tiền.
Chú ý: Việc lựa chọn tổng hợp hay chi tiết TKKT này không làm ảnh hưởng đến việc lựa chọn tổng hợp hay chi tiết các TKKT khác.
1.2. Về mã khách hàng hoặc Nhà cung cấp
- Phải đồng nhất về mã khách hàng hoặc nhà cung cấp
- Một khách hàng chỉ đặt 1 mã, 1 nhà cung cấp chỉ đặt 1 mã. Không đặt trùng mã cho nhiều KH/NCC, không đặt nhiều mã cho 1 KH/NCC
=> Lý do phải thỏa mãn nguyên tắc này vì: các tài khoản kế toán hay các mã NCC (331...), Khách hàng (131...) sẽ dùng làm tham số khi thực hiện công thức để tổng hợp số liệu
Các bạn làm không thống nhất về mã KH/NCC hoặc số hiệu tài khoản thì số liệu tổng hợp sẽ sai (thừa hoặc thiếu)
2. Khi ghi sổ NKC:
- Khi đưa số tiền:
+ Không gõ dấu chấm hay dẫu phẩy để ngân cách giữa các con số (việc này file excel tự làm, bạn có thể tùy chỉnh chấm phẩy)
+ Đưa số tiền vào đúng cột phát sinh. Ví dụ: Định khoản là Có 333HNC thì phải ghi bên Cột Có: 39.839.998
+ Để cho ra số liệu chính xác và không bị lệch KẾ TOÁN THIÊN ƯNG khuyên các bạn sử dụng công thức để lấy các giá trị trên 2 cột số PS Nợ và số PS có. Ví dụ: đối với TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ: các bạn dùng giá chưa thuế X Thuế suất của hàng hóa đó, hay tổng thanh toán, hoặc công nợ các bạn dùng phép tính cộng để cộng. Cái này có tác dụng rất lớn trong việc đối chiếu, kiểm tra xem người lập hóa đơn đã ghi đúng tiền thuế và tổng thanh toán hay chưa => Nếu có sai sót kế toán điều chỉnh luôn hóa đơn trước khi tiến hàng kê khai thuế. (Để không bị sai sang tờ khai thuế)
+ Cuối mỗi tháng các bạn nên kiểm tra tổng phát sinh bên Nợ và Bên Có, đảm bảo: số tiền 2 bên phải bằng nhau
Tổng phát sinh bên Nợ = Tổng phát sinh bên Có
- Đến cuối tháng các bạn làm các bút toán kết chuyển cuối kỳ. Bao gồm những bút toán gì thì các bạn xem chi tiết tại đây: Hạch toán các bút toán cuối kỳ.
KẾ TOÁN THIÊN ƯNG xin chúc tất cả các bạn kế toán làm tốt.
Để biết hết cách làm kế toán trên Excel các bạn đọc thêm cách lập các loại sổ sách khác qua các bài viết liên quan nhé. Có chỗ nào chưa hiểu c bạn cứ để lại Comment KẾ TOÁN THIÊN ƯNG sẽ giải đáp. Nếu thấy hữu ích các bạn hãy để lại lời bình hoặc chia sẻ nhé.
Các bạn nào muốn có số liệu và cầm tay chỉ việc thì có thể tham gia một khóa học thực hành kế toán trên Excel tại Trung tâm kế toán Thiên Ưng nhé.
Giáo viên dạy rất nhiệt tình và thân thiện, xem nội dung học tại đây: Học kế toán trên Excel
