Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được chia làm 2 kỳ theo tháng và theo quý:
- Theo tháng: là dành cho Doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế (Theo TT 119/2014/TT-BTC - Điều 5 - khoản 4. Sửa đổi khổ thứ hai Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC)
Trước đây theo điều 27 của TT 39/2014/TT-BTC thì dành cho doanh nghiệp mới thành lập (hoạt động dưới 12 tháng),và doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hoá đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
- Theo quý: Dành cho những doanh nghiệp còn lại, (Không có thông báo của thuế về việc doanh nghiệp của bạn thuộc loại rủi ro cao về thuế) . Thời hạn nộp là Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau. Ví dụ: Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý 2/2021 nộp chậm nhất là ngày 30/7/2021
- Chú ý:
+ Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn tức là không phát sinh hoạt động bán hàng (Xuất hóa đơn) thì vẫn phải làm Báo cáo THSDHĐ tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0). Theo điều 27 của TT 39/2014/TT-BCT
+ Không phải làm báo cáo hóa đơn nếu chỉ mới thông báo phát hành, mà chưa đ
ến thời điểm bắt đầu được sử dụng:
Theo Công văn số 4861/TCT-CS ngày 4/12/2018 của Tổng cục Thuế về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì: trường hợp doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn trong quý I nhưng đăng ký thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn là từ quý II thì không phải nộp báo cáo hóa đơn của quý I, theo đó không bị xử phạt đối với hành vi không nộp báo cáo hóa đơn quý I.
Sau đây Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong từng trường hợp cụ thể:
1. Cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc theo tháng:
Mẫu số: BC26/AC Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.
Các bạn mở phần mềm Hỗ trợ kê khai, chọn mục " Hóa đơn" -> sau đó chọn " Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC”
Chú ý: trên PM HTKK có 2 loại BC26/AC:
+ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC).
+ Báo cáo tình hình dử dụng hóa đơn theo số lượng (BC26/AC).
=> Theo số lượng là dành cho: Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn. (Theo điều 27 của TT 39)
-> Chọn kỳ kê khai: công ty bạn làm theo tháng thì bạn chọn tháng làm báo cáo, công ty bạn làm theo quý thì bạn chọn quý làm báo cáo.
Màn hình sẽ xuất hiện:
Các bạn tiến hành nhập các chỉ tiêu như sau:
- Cột " Mã loại hóa đơn": các bạn kích vào hình mũi tên đi xuống
để chọn loại hóa đơn.
Ví dụ:
+ Các bạn làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT thì chọn "01GTKT".
+ Các bạn làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng thì chọn "02GTTT".
- Cột 2 " Tên loại hóa đơn" : Phần mềm tự nhảy theo Mã loại hóa đơn (các bạn không cần điền).
- Cột 3 " Ký hiệu mẫu hóa đơn" phần mềm sẽ tự nhảy theo " Mã loại hóa đơn". Nhưng Chú ý: phần mềm chỉ hiển thị ra 01GTKT hoặc 02/GTTT tức là ký hiệu của mẫu hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, Các bạn phải điền nốt các hậu tố còn lại, ví dụ Hóa đơn GTGT 3 liên và in theo mẫu lần 1 thì các bạn sẽ điền: 01GTKT3/001 ( các bạn lấy ở bên góc phải của tờ hóa đơn đầu ra dòng đầu tiên).
- Cột 4 " Ký hiệu hóa đơn" : các bạn điền ký hiệu của hóa đơn trên hóa đơn đầu ra của công ty mình. ví dụ: AB/13P. ( các bạn lấy ở bên góc phải tờ hóa đơn đầu ra dòng thứ 2)
- Cột 5 " Tổng số": phần mềm tự tổng hợp kết quả (các bạn không thể điền)
- Cột số tồn đầu kỳ: Phần mềm tự động cập nhật từ số tồn cuối kỳ của tờ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước để chuyển sang. Nếu không thì các điền như sau:
+ Cột 6 “từ số”: điền số nhỏ nhất trong các số hóa đơn chưa lập của kỳ trước.
+ Cột 7 “đến số”: điền số hóa đơn lớn nhất trong lần đặt in, đã làm thông báo sử dụng HĐ. Ví dụ bạn đặt in 150 số hóa đơn, thì số hóa đơn cuối cùng sẽ là 0000150.
Nếu là lần đầu tiên bạn làm Báo Cáo THSDHĐ thì cột tồn đầu kỳ các bạn sẽ bỏ trống và điền vào cột 8 + 9.
- Cột số 8 và 9 "số mua/phát hành trong kỳ": là số hóa đơn GTGT đặt in mà kỳ này các bạn đã làm thông báo phát hành, hoặc số hóa đơn bán hàng mà kỳ này các bạn đã mua của Chi cục thuế.
Ví dụ: Kế toán Thiên Ưng mới đặt in 150 số hóa đơn trong quý này từ số 0000001 đến số 0000150. Kế toán Thiên Ưng đã làm thông báo phát hành hóa đơn cho 150 số này thì:
Cột 8: 0000001
Cột 9: 0000150
(Nếu trong quý đó các bạn không mua hóa đơn của chi cục thuế hoặc không phát hành thêm hóa đơn thì 2 cột này bỏ trống)
- Cột 10, 11, 12 " Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy" - máy tự tổng hợp.
Các bạn cần phải biết phân biệt thế nào là xóa bỏ, thế nào hủy còn mất thì dễ rồi đúng không:
+ Cột 15 - số xóa bỏ: là số hóa đơn đã lập nhưng do các bạn viết sai nên phải xóa bỏ ( mà các bạn gạch chéo, hoặc làm biên bản thu hồi đó)
+ Cột 19 - số Hủy: là toàn bộ những hóa đơn được hủy theo điều 29 của TT 39. Đó là những hóa đơn chưa từng sử dụng ( lập ) phải hủy bỏ ví dụ như: Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn, công ty bạn giải thể, chia tách, sáp nhập... không tỉếp tục sử dụng hóa đơn. phải thành lập hội đồng hủy, có quyết định hủy và phải thông báo kết quả hủy với cơ quan thuế.
Chú ý: khi đưa các số hóa đơn hủy hoặc xóa bỏ vào phần mềm các bạn phải gõ đủ 7 chữ số của 1 số hóa đơn, và ngăn cách giữa các số = dấu chấm phẩy " ; ", không sử dụng dấu cách.
- Cột số 13 " Số lượng hóa đơn đã sử dụng" : các bạn điền số lượng hóa đơn đã xuất ra, không bao gồm các số đã xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ.
Cột 13 = số hóa đơn viết cuối cùng trong kỳ - số hóa đơn viết đầu tiên trong kỳ + 1 - các số hóa đơn: xóa bỏ, mất, hủy.
- Cột số 14, 16, 18 " Số lượng" máy tự tổng hợp từ các số hóa đơn các bạn điền vào chỉ tiêu 15, 17, 19.
- Cột số 15, 17, 19: các bạn điền số của hóa đơn đã xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ. Ví dụ các bạn mất hóa đơn số 0000025 thì các bạn điền 0000025 vào chỉ tiêu 17. Nếu có 2 số hóa đơn trở lên các bạn ngăn cách bằng dấu chấm phảy ";", không dùng dấu cách để ngắn các con số.
- Cột 20, 21, 22 " Tồn cuối kỳ" máy tự tổng kết. Kỳ sau các bạn chuyển chỉ tiêu 20 vào chỉ tiêu 6, chỉ tiêu 21 -> chỉ tiêu 7
- Cuối cùng là các bạn nhập tên Người đại diện pháp luật là xong.
Để cụ thể hơn về việc hướng dẫn các bạn cạc làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì công ty kế toán Thiên Ưng xin đưa ra một ví dụ với số liệu cụ thể như sau:
Trong quý 1/2021, Công ty có đặt in lần đầu 1 quyển hóa đơn GTGT 3 Liên, ký hiệu: TU/21P, gồm 50 số từ 0000001 đến số 0000050 và đã làm thông báo phát hành hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Trong quý 1:
+ Thiên Ưng đã Viết từ số 0000001 đến số 0000023. Trong đó:
+ Viết sai 2 số hóa đơn: 0000005 và 0000009
+ Làm mất hóa đơn số: 0000012 (đã làm báo cáo mất hóa đơn BC21/AC gửi cơ quan thuế).
Công ty kế toán Thiên Ưng làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho quý 3 trên phần mềm HTKK như sau:
( Có hướng dẫn cách điều chỉnh sai sót)
Sau khi làm xong báo cáo sử dụng hóa đơn trên phần mềm HTKK như hướng dẫn ở trên, các bạn tiến hành kết xuất file BC26/AC này ra XML và nộp qua mạng.
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn qua mạng các bạn xem trong Video dưới đây:
Trung tâm Kế Toán Thiên Ưng xin chúc các bạn làm tốt!
