Kế Toán Tiền Lương và các khoản trích theo Lương 2023

Cỡ chữ

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

I- Hồ sơ chứng từ
          - Hợp đồng lao động
          - Quy chế lương thưởng
          - Bảng chấm công
          - Hồ sơ Bảo hiểm
          - Tạm ứng + Hoàn ứng
          - Quyết định khen thưởng + tăng lương

- Danh sách nhân viên

1. Hợp đồng lao động ( Xem thêm: Mẫu hợp đồng lao động)
1.1. Các loại Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động phải được giao kết theo một trong các loại sau đây:

- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;

- Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

1.2. Cách thể hiện trên Hợp đồng lao động:
Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;

b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động;

c) Công việc và địa điểm làm việc;

d) Thời hạn của hợp đồng lao động;

đ) Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;

e) Chế độ nâng bậc, nâng lương;

g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;

i) Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;

k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

c) Lương
+ Lương tối thiểu: Là lương do Chính Phủ xây dựng lên: quy định mức lương thấp nhất phải trả cho Người lao động. Phân làm 2 loại
          • Lương tối thiểu chung: là lương thấp nhất phải trả cho người lao động làm việc trong cơ quan Nhà Nước (Từ 01/07/2023 là 1.800.000đ)
          • Lương tối thiểu vùng: là lương thấp nhất phải trả cho người lao động làm việc trong DN (theo ND38/2022/ND-CP) cụ thể theo từng vùng. Chi tiết xem tại đây: Mức lương tối thiểu vùng năm 2023
+ Lương cơ bản: Là lương do người sử dụng lao đông thỏa thuận với người lao động. Lương này thưởng để đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, còn lương thực tế - thực nhận có thể khác và cao hơn (khi có thêm các khoản phụ cấp).
          Nhưng Lương cơ bản để đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc cho NLĐ không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
d) Các khoản phụ cấp và chế độ khác: chúng ta khi chung/ tổng quát trên Hợp đồng lao động: thể hiện NLD sẽ được hưởng toàn bộ quyền lợi khi làm việc tại DN - phản ánh rõ trên Quy chế lương thưởng của DN. Cụ thể
          + Tiền ăn: Nầu ăn trực tiếp/ chi bằng tiền

+ Điện thoại: thực tế phát sinh/ khoán chi
+ Trang Phục: thực hiện theo Kỳ - tuỳ vào thực tế kinh doanh – quy định của DN theo 2 cách: Hiện vật/ bằng tiền.

+ Xăng xe, đi lại: Thay vì có xe đưa đón NLĐ đi làm, DN hỗ trợ tiền xăng xe đi lại cho NLĐ.

+ Trách nhiệm: Bộ phận quản lý

          + Năng lực: Nhân viên kinh doanh/ phát triển thị trường/ Công nhân sản xuất sp
          + Thâm niên: sự gắn bó lâu dài của NLD với DN
          + Độc hại: cho những công việc mang tính ảnh hưởng đến sức khoẻ: sản xuất sơn/ túi nilon/ phân bón/ thuốc trừ sâu,….
          + Rủi ro: Công nhân sản xuất sp/ xây dựng công trình/ lái xe cho những DN chuyên kinh doanh vận tải, du lịch hành khách,…
2. Quy chế lương thưởng
          Quy chế lương thưởng là văn bản được lập dựa trên Quyết định của Nhà quản lý trên đó ghi nhận đầy đủ về Quyền lợi và Nghĩa vụ của NLD làm việc trong DN.
3. Bảng chấm công - xem tại đây: Mẫu bảng chấm công

4. Tỷ lệ trích bảo hiểm năm 2023:

Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm theo lương

- Kinh phí Công đoàn - Đoàn phí công đoàn

5. Tạm ứng – Hoàn ứng

- Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi.

- Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.

- Người lao động nhập ngũ theo quy định của Luật Nghĩa vụ quân sự thì không được tạm ứng tiền lương.

- Khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ.

6. Quyết định khen thưởng – tăng lương
7. Danh sách nhân viên
Là toàn bộ người lao động đã và đang làm việc trong DN được xác định trong 1 tháng nhất định.
Căn cứ vào Danh sách NLD, kế toán xác định bộ phận sử dụng NLĐ.

II – Cách tính lương

          Tiền lương là khoản tiền mà Doanh nghiệp trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Nhưng cần phải đảm bảo không được thấp hơn mức lương tối thiểu.
          Doanh nghiệp có quyền lựa chọn các cách trả lương khác nhau: có thể trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán, cụ thể:
1) Tính lương theo thời gian:
          Lương theo thời gian là việc tính trả lương cho nhân viên theo thời gian làm việc, có thể là theo tháng, theo ngày, theo giờ.
Thực tế trong các DN vẫn tồn tại 2 các tính lương như sau:
Cách 1:

Lương tháng thực tế	=	( Lương + Phụ cấp ) ---------------------------------	X	số ngày đi làm thực tế trong tháng
		Số ngày công chuẩn của tháng

Theo cách này lương tháng thường là con số cố định, chỉ giảm xuống khi người lao động nghỉ không hưởng lương.

Cách 2:

Lương tháng thực tế	=	( Lương + Phụ cấp ) ------------------------------	X	số ngày đi làm thực tế trong tháng
		26

          (Doanh nghiệp tự quy định 26 hay 24 ngày)
          Theo cách này lương tháng không là con số cố định vì ngày công chuẩn hàng tháng khác nhau, Vì có tháng 28, 30, 31 ngày => có tháng công chuẩn là 24 ngày, có tháng là 26 và cũng có tháng là 27 ngày. Với cách trả lương này khi nghỉ không hưởng lương người lao động cần cân nhắc nên nghỉ tháng nào để làm sao thu nhập của họ ít ảnh hưởng nhất, điều này có thể ảnh hưởng tới tình hình sản xuất của DN khi nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có ngày công chuẩn lớn nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ.
          ( Con số 26 kia tưởng trừng như là cố định, nhưng thực tế lại làm lương của người lao động biến động)
2. Tính lương theo sản phẩm
          Trả lương theo sản phẩm là cách tính lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc đă hoàn thành. Đây là hình thức trả lương gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng sản phẩm.

Lương sản phẩm

Sản lượng sản phẩm

Đơn giá sản phẩm

3. Tính lương khoán:
Là cách trả lương khi người lao động hoàn thành một khối lượng công việc theo đúng chất lượng được giao.

Lương

Mức lương khoán

Tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc

4. Lương/ thưởng theo Doanh thu:
          là cách trả lương/thưởng mà thu nhập người lao động phụ thuộc vào doanh số đạt được theo mục tiêu doanh số và chính sách lương/thưởng doanh số của công ty.
          Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng... Hưởng lương theo doanh thu.Các hình thức lương/thưởng theo doanh thu:
          Lương/thưởng doanh số cá nhân
          Lương/thưởng doanh số nhóm
          Các hình thức thưởng kinh doanh khác: công nợ, phát triển thị trường,…

III - Hạch toán tiền lương: Căn cứ để hạch toán tiền lương chính là Bảng tính lương, để lập được Bảng tính lương cho Nhân viên trong DN thì kế toán phải tập hợp toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan đến tiền lương, Bao gồm: hồ sơ cố định ban đầu và chứng từ phát sinh trong tháng
1) Tính lương cho Bộ phận Quản lý kinh doanh – TK 642
Bao gồm 2 bộ phận là Bộ Phận Bán hàng và Bộ phận Quản lý DN. Trong đó:

+ Bộ phận Bán hàng – TK 6421 ( TT 200 SD TK 641)
+ Bộ phận Quản lý DN – TK 6422

1.1 Tính tổng lương phải trả cho NLD thuộc BP Quản lý Kinh doanh
          Nợ TK 6421
          Nợ TK 6422
                    Có TK 334
1.2 Trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào CP của DN cho Bộ phận bán hàng
Nợ TK 6421
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
     Có TK 3385 – Bảo Hiểm Thất nghiệp (TT 200 SD TK 3386)
1.3 Trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào CP của DN cho Bộ phận Quản lý
Nợ TK 6422
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
     Có TK 3385 – Bảo Hiểm Thất nghiệp (TT 200 SD TK 3386)
1.4 Trích BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương của NV.
Nợ TK 334
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
Có TK 3385 – Bảo Hiểm Thất nghiệp (TT 200 SD TK 3386)
2) Tính lương cho Bộ phận sản xuất – loại hình DN SX/ XD/ DV – TK 154
Bộ phận sản xuất thường phân làm 2 bộ phận nhỏ là Bộ phận Quản lý sản xuất và Bộ phận trực tiếp sản xuất. Trong đó:
+ Bộ phận quản lý sản xuất – TK 1547
+ Bộ phận trực tiếp sản xuất – TK 1542
2.1 Tính tổng lương phải trả cho CNV thuộc Bộ phận Sản xuất
Nợ TK 1542
Nợ TK 1547
                    Có TK 334
2.2 Trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào CP của DN cho Bộ phận Quản lý sản xuất
Nợ TK 1547
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
Có TK 3385 – Bảo Hiểm Thất nghiệp (TT 200 SD TK 3386)
2.3 Trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào CP của DN cho Bộ phận trực tiếp sản xuất
Nợ TK 1542
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
Có TK 3385 – Bảo Hiểm Thất nghiệp (TT 200 SD TK 3386)
2.4 Trích BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương của CN Bộ phận Sản xuất
Nợ TK 334
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
Có TK 3385 – Bảo Hiểm Thất nghiệp (TT 200 SD TK 3386)

3) Trích Kinh phí Công đoàn
          - Theo ND191/2013/ND-CP Kinh phí Công đoàn là khoản trích được xác định dựa trên lương cơ bản, nó làm căn cứ để DN thực hiện trích đóng BH bắt buộc cho NLĐ.
          Nợ TK6421
          Nợ TK6422
          Nợ TK154
    Có TK3382
4) Tính Thuế TNCN nộp hộ khấu trừ vào Lương của người Lao Động
          Nợ TK 334
                    Có TK 3335
IV - Trả lương
1) Hình thức trả lương: DN có thể trả lương cho NLD qua: Tiền mặt/ Chuyển khoản.
+ Tiền mặt:
          - Bảng Thanh toán tiền lương: phản ánh số còn phải trả cho từng NLĐ và ký nhận của NLĐ khi nhận lương
          - Phiếu chi trả lương
+ Chuyển khoản:
          - Bảng kê trả lương: tập hợp toàn bộ số NLD phải trả lương tại DN – làm căn cứ để yêu cầu Ngân hàng thực hiện chuyển tiền vào TK ngân hàng cho từng NLD
          - Giấy Báo Nợ.
2) Kỳ hạn trả lương

- Người lao động hưởng lương theo giờ, ngày, tuần thì được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc được trả gộp do hai bên thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày phải được trả gộp một lần.

- Người lao động hưởng lương theo tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần. Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và phải được ấn định vào một thời điểm có tính chu kỳ.

- Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.

- Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày; nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương.

3) Nguyên tắc trả lương

- Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp.

- Người sử dụng lao động không được hạn chế hoặc can thiệp vào quyền tự quyết chi tiêu lương của người lao động; không được ép buộc người lao động chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động hoặc của đơn vị khác mà người sử dụng lao động chỉ định.

4) Khi trả lương: căn cứ vào chứng từ trả lương: Số thực trả:
          Nợ TK 334
                    Có TK1111/ TK1121
V- Các công việc khác:
1) Nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN
- Nơi nộp: Nộp trực tiếp vào TKNH hoặc chuyển khoản vào TKNH của Cơ quan bảo hiểm nơi DN đóng trụ sở:
- Hạn nộp: ngày cuối tháng
- Hạch toán: Căn cứ vào Chứng từ nộp tiền:
          Nợ TK 3383
          Nợ TK 3384
          Nợ TK 3385
                    Có TK1111_{( Giấy nộp tiền vào TKNH)}/ TK1121_{( Giấy Báo Nợ )}
2) Nộp tiền Kinh phí Công đoàn:
- Số tiền nộp: 2% X Lương đóng bảo hiểm bắt buộc
- Nơi nộp: Nộp tại phòng kế toán của Công đoàn Quận/ huyện nơi DN đóng trụ sở: có thể nộp bằng Tiền mặt hoặc nộp bằng TGNH
- Hạn nộp: ngày cuối tháng
- Hạch toán: Căn cứ vào chứng từ:
          Nợ TK3382
                    Có TK1111/ TK1121.
3) Nộp tiền thuế TNCN:
- Nơi nộp: nộp vào Ngân sách Nhà Nước có thể qua 2 hình thức: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
- Hạn nộp: theo hạn nộp của tờ khai thuế TNCN.
+ Nếu DN kê khai thuế TNCN theo Tháng: hạn chót là ngày 20 của tháng tiếp theo liền kề
Ví dụ: Nộp tiền thuế TNCN T1/2023: hạn chót là ngày 20/02/2023.
+ Nếu DN kê khai thuế TNCN theo Quý: hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đầu tiền thuộc quý tiếp theo liền kề.
Ví dụ: Nộp tiền thuế TNCN Quý 2/2023: hạn chót là 31/07/2023
- Hạch toán: Căn cứ vào Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà Nước:
          Nợ TK3335
                    Có TK1111/ TK1121.
4) Đăng ký báo cáo lao động Theo TT23/2014/TT-BTC
* Đối với Doanh nghiệp mới thành lập:
Theo quy định tại khoản 2 điều 12 của Bộ luật lao động số: 45/2019/QH14 thì người sử dụng lao động có trách nhiệm: Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.

Nhưng: Kể từ ngày 15 tháng 10 năm 2020 - kể từ khi Nghị định số 122/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp có hiệu lực thì:

Các doanh nghiệp đăng ký thành lập mới theo mẫu biểu của Nghị định 122/2020/NĐ-CP thì không cần phải khai tình việc sử dụng lao động khi mới thành lập nữa.
Vì trên mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP đã bao gồm nội dung khai trình việc sử dụng lao động rồi.
* Đối với các doanh nghiệp đã và đang hoạt động: phải làm báo cáo tình hình thay đổi về lao động
- Theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP
- Thời điểm làm: Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12)
- Nơi nộp: Phòng lao động - Thương binh và Xã hội; cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện
- Cách nộp: Trực tiếp hoặc điện tử (qua trang https://dichvucong.gov.vn - Cổng Dịch vụ công Quốc gia)
- Phạt vi phạm: Không làm báo cáo tình hình thay đổi về lao động sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 Theo Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động