Theo khoản 3 điều 62 của Bộ Luật Lao động thì Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian ở nước ngoài.
Trong bài viết này, Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng xin được chia sẻ các quy định liên quan đến khoản tiền chi phí đào tạo khi cử nhân viên đi học, bồi dưỡng nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động:
1. Với thuế thu nhập doanh nghiệp:
* Về chi phí khi tính thuế TNDN:
- Theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC sửa đổi Điểm này tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì: chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo là 1 trong những khoản chi có tính chất phúc lợi và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
- Theo điểm a, khoản 10, điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC thì: Các khoản chi thêm cho lao động nữ được tính vào chi phí được trừ bao gồm: Chi cho công tác đào tạo lại nghề cho lao động nữ trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theo quy hoạch phát triển của doanh nghiệp.
- Theo khoản 2.30 điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì:
Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo nghề nghiệp cho người lao động bao gồm:
+ Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học.
+ Chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp
=> Đều được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
* Hồ sơ ghi nhận chi phí:
- Quyết định cử nhân viên đi đi học, bồi dưỡng nâng cao trình độ, tay nghề
- Hóa đơn tiền học phí và các khoản khác liên quan
- Chứng từ thanh toán tiền học phí và các khoản liên quan đến việc học
- Ngoài ra trong hồ sơ còn có thể có thêm:
+ Hợp đồng đào tạo giữa công ty và đơn vị đào tạo
+ Hợp đồng đào tạo nghề giữa giữa công ty và người lao động và các giấy tờ liên quan như cam kết làm việc cho doanh nghiệp sau đào tạo
2. Hạch toán chi phí đào tạo:
Theo điểm e khoản 1 điều 37 Thông tư 200/2014/TT-BTC thì:
Chi phí phát sinh đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp gồm: chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận là chi phí SXKD trong kỳ hoặc được phân bổ dần vào chi phí SXKD trong thời gian tối đa không quá 3 năm.
Vậy là, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 cách để hạch toán đối với khoản chi phí đào tạo nhân viên này như sau:
Cách 1: Hạch toán ghi nhận luôn vào chi phí SXKD trong kỳ:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có và được khấu trừ thuế)
Có các TK 111, 112, 331,...
Cách 2: Phân bổ dần vào chi phí SXKD (trong thời gian tối đa không quá 3 năm)
- Khi phát sinh chi phí hạch toán:
Nợ 242
Nợ 133 (Nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,...
- Hàng tháng, cuối mỗi tháng phân bổ vào chi phí:
Nợ 642
Có 242
3. Với Bảo hiểm bắt buộc:
Theo điểm 1.9 Khoản 1 Điều 4 Quyết định 595/QĐ- BHXH thì Người lao động được cử đi học, thực tập, công tác trong và ngoài nước mà vẫn hưởng tiền lương ở trong nước thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc
4. Với thuế thu nhập cá nhân:
Tại điểm đ.6 Khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân:
“đ.6) Đối với khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động thì không tính vào thu nhập của người lao động"
=> Vậy là khoản tiền doanh nghiệp chi trả hộ tiền đào tạo sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN cho người lao động.
Trên đây, Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng đã chia sẻ với các bạn những quy định liên quan đến khoản tiền chi phí đào tạo mà doanh nghiệp chi ra khi cử nhân viên đi học, bồi dưỡng, đào tạo nâng cao tay nghề trình độ
Còn các nội dung liên quan đến chi phí học việc, đào tạo do chính doanh nghiệp tự đào tạo người lao động để làm việc cho mình thì mời các bạn tham khảo tại đây:
